Privacyverklaring – Freedom Solutions

Freedom Solutions (hierna: “Freedom Solutions” of “ik”) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

1. Contactgegevens

Freedom Solutions

Joukje de Boer

E-mail: info@freedomsolutions.nl

Bij vragen over deze privacyverklaring kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Wanneer verwerk ik jouw gegevens?

Ik verwerk persoonsgegevens wanneer je:
- mijn website bezoekt
- een contactformulier invult of mij een e-mail stuurt
- klant wordt bij Freedom Solutions
- mij toegang geeft tot jouw systemen en tools in het kader van mijn werkzaamheden als (technisch) virtual assistant

3. Rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Afhankelijk van de situatie heb ik een andere rol onder de AVG:

  1. Verwerkingsverantwoordelijke
    Voor de gegevens van mijn eigen klanten, relaties en websitebezoekers ben ik verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt bijvoorbeeld voor:
    - contactgegevens van (potentiële) klanten
    - facturatie- en betalingsgegevens
    - e-mailcorrespondentie
  2. Verwerker
    Voor persoonsgegevens van jouw klanten of gebruikers waar ik via jouw systemen mee te maken krijg (bijvoorbeeld in e-mailmarketingtools, CRM-systemen, webshop of online leeromgeving) ben ik verwerker.
    In dat geval verwerk ik deze gegevens uitsluitend:
    - in jouw opdracht
    - volgens de gemaakte afspraken, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst
    - niet voor eigen (marketing)doeleinden

4. Persoonsgegevens die ik verwerk

Afhankelijk van de relatie en het doel kan ik de volgende persoonsgegevens verwerken:

Als verwerkingsverantwoordelijke (voor mijn eigen bedrijf):
- Voor- en achternaam
- Bedrijfsnaam
- Adresgegevens (factuur- en/of postadres)
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- KvK-nummer en btw-nummer (indien van toepassing)
- Betaal- en facturatiegegevens
- Gegevens die je actief verstrekt, bijvoorbeeld per e-mail, in een formulier of telefonisch

Als verwerker (in jouw systemen):
- Gegevens van jouw klanten, leads of deelnemers, zoals:
  - naam
  - e-mailadres
  - adres- en contactgegevens
  - bestel- of afnamegegevens
  - informatie over aanmeldingen voor nieuwsbrieven, funnels of trajecten
  - voortgang in programma’s of online leeromgevingen (indien van toepassing)
- Gegevens rondom het gebruik van jouw tools (bijv. lijsten, segmenten, tags, automations)

Waar mogelijk werk ik met eigen gebruikersaccounts en beperkte toegang.

5. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Mijn diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Ik heb niet de intentie om gericht gegevens te verzamelen van websitebezoekers of klanten jonger dan 16 jaar.
Ben je ervan overtuigd dat ik toch zonder toestemming gegevens heb verzameld van een minderjarige, neem dan contact met mij op via info@freedomsolutions.nl, dan verwijder ik deze informatie.

6. Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Freedom Solutions verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Het opstellen en uitvoeren van een overeenkomst
- Het afhandelen van betalingen
- Het onderhouden van contact (per e-mail, (video)bellen of telefonisch)
- Het plannen van afspraken
- Het beheren van klantrelaties en projecten
- Het voeren van een (wettelijk verplichte) financiële administratie
- Het verbeteren van mijn dienstverlening

Ik verwerk persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:
- Uitvoering van een overeenkomst – bijvoorbeeld wanneer je klant bent of een offerte aanvraagt
- Wettelijke verplichting – bijvoorbeeld bewaarplicht voor de administratie
- Gerechtvaardigd belang – bijvoorbeeld voor relatiebeheer, debiteurenbeheer en het verbeteren van mijn dienstverlening
- Toestemming – bijvoorbeeld wanneer je je inschrijft voor een nieuwsbrief (indien van toepassing). Toestemming kun je altijd intrekken.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Ik verkoop jouw gegevens niet aan derden.

Ik verstrek persoonsgegevens alleen aan derden als:
- dit nodig is voor de uitvoering van mijn overeenkomst met jou
- dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting
- jij daar expliciet toestemming voor hebt gegeven

Hierbij kun je denken aan:
- boekhoud- en administratiepakketten
- e-mail- en communicatietools
- projectmanagement- en opslagtools (cloud)
- tools en systemen waar jij mij toegang toe geeft om voor jou te werken (bijvoorbeeld e-mailmarketing, CRM, webshop, leeromgeving)

Met partijen die in mijn opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers), sluit ik een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.

Indien gegevens buiten de EU/EER worden verwerkt, zorg ik ervoor dat dit gebeurt binnen de kaders van de AVG, bijvoorbeeld door gebruik van passende waarborgen.

8. Bewaartermijnen

Ik bewaar jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ik ze heb gekregen, tenzij ik wettelijk verplicht ben gegevens langer te bewaren.

In ieder geval hanteer ik globaal de volgende termijnen:
- Administratie (facturen, betaalgegevens): 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
- Klant- en projectgegevens: tot maximaal 2 jaar na afronding van de samenwerking, tenzij langer nodig of toegestaan is en dit met jou is afgestemd
- E-mailcorrespondentie: tot maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment, tenzij noodzakelijk in verband met een overeenkomst of geschil

Gegevens die ik als verwerker in jouw systemen verwerk, volg ik de bewaartermijnen die jij als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Freedom Solutions neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking tegen te gaan. Hieronder vallen onder andere:
- werken met unieke accounts en, waar mogelijk, tweestapsverificatie (2FA)
- sterke wachtwoorden en een wachtwoordmanager
- up-to-date software en beveiligde verbindingen
- beperkte toegang: alleen toegang tot systemen en gegevens die nodig zijn voor de werkzaamheden
- geheimhouding van gegevens die ik in het kader van de samenwerking te zien krijg

Als je het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met mij op.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om:
- inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens
- een correctie (rectificatie) te laten uitvoeren als gegevens onjuist of onvolledig zijn
- je gegevens te laten verwijderen (voor zover dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen)
- de verwerking van jouw gegevens te beperken
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
- jouw gegevens over te laten dragen (dataportabiliteit), indien van toepassing

Je kunt een verzoek indienen via info@freedomsolutions.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kan ik je vragen om je identiteit te verifiëren. Ik reageer zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

Als je vindt dat ik niet goed omga met jouw persoonsgegevens, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan in de toekomst worden gewijzigd. Op mijn website staat altijd de meest recente versie.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 16-11-2025.