Als coach wil je tijd voor je klanten. Niet voor het versturen van welkomstmails, het nabellen van gesprekken of het herinneren van mensen aan hun afspraak.
Toch gaat daar bij veel coaches elke week een flink deel van hun tijd naartoe. Of het gebeurt niet, en dan merk je het aan klanten die afhaken.
In deze blog laat ik drie automations zien die ik bij bijna elke coach zou inrichten. Ze zijn niet ingewikkeld, ze werken in elk mailsysteem en ze besparen je elke week tijd. Per automation zie je wanneer hij start en welke mails erin zitten.
1. Een welkomstflow na inschrijving
Iemand schrijft zich in voor je nieuwsbrief of downloadt je weggever. Op dat moment is de interesse het grootst. Krijgt diegene dan alleen een downloadlink en daarna weken niets, dan ben je vergeten voordat je volgende nieuwsbrief verschijnt.
Een welkomstflow bouwt in een paar dagen een band op.
Start: iemand schrijft zich in op je lijst of vult je formulier in.
- Dag 1: bedanken, leveren wat is aangevraagd en kort wie je bent
- Dag 2: jouw verhaal, waarom je doet wat je doet
- Dag 3: je meest waardevolle content
- Dag 4: een klantervaring of voorbeeld
- Dag 5: een rustige introductie van je aanbod
Daarna stroomt iemand door naar je gewone nieuwsbrief. Heb je meerdere weggevers? Geef ze elk een eigen tag, dan weet je later waar iemands interesse ligt.
2. Opvolging na een intakegesprek
Je hebt een goed gesprek gehad. De ander twijfelt nog, wil erover nadenken. En dan? Vaak hoor je niets meer, simpelweg omdat het leven tussenkomt. Niet omdat diegene geen interesse had.
Met een korte opvolgreeks blijf je in beeld, zonder te pushen.
Start: je geeft het contact na het gesprek een tag, bijvoorbeeld "intakegesprek gevoerd".
- Binnen 1 uur: persoonlijke bedankmail met een concreet punt uit het gesprek
- Dag 2: waardevolle content die aansluit op wat jullie bespraken
- Dag 5: een rustige herinnering
- Dag 10: laatste opvolging, kort en zonder druk
Belangrijk: laat de reeks stoppen zodra iemand reageert of boekt. Niemand wil een herinnering krijgen als die al ja heeft gezegd. En houd het bij drie of vier momenten. Meer voelt als achtervolgen.
3. Herinneringen voor afspraken
Een no-show kost je een tijdslot dat je niet meer kunt vullen. Meestal is het geen onwil. Mensen vergeten het, zijn de link kwijt of durven niet te verzetten.
Een paar goed getimede herinneringen lossen dat grotendeels op.
Start: iemand plant een afspraak in via je agenda, bijvoorbeeld Calendly.
- Direct: bevestiging met datum, tijd, videolink en de optie om te verzetten
- 1 dag vooraf: herinnering met een korte noot over hoe iemand zich kan voorbereiden
- 2 uur vooraf: korte reminder met de link en hoe iemand je kan bereiken
Zet in elke mail een link om zelf te verzetten. Dat voelt misschien tegenstrijdig, maar iemand die kan verzetten, komt alsnog. Iemand die dat niet kan, komt gewoon niet.
Zelf bouwen of laten bouwen?
Alle drie kun je zelf inrichten. Reken wel op meer tijd dan je denkt: teksten schrijven, de juiste tags en voorwaarden instellen, en alles testen zodat niemand een mail dubbel of te laat krijgt.
Wil je het in één keer goed staan? In een VIP Systeem Dag bouw ik één afgebakende automatisering voor je in één werkdag. Vooraf een intake, op de dag volledige focus, en daarna een rapport met uitleg en twee weken extra support. Voor €1.149.
Twijfel je welke automation voor jou het meeste oplevert? Plan een kennismaking, dan kijken we er samen naar.